Opas taloyhtiön hallitukselle
– näin valmistaudutte isännöitsijän vaihtoon
Isännöitsijän vaihtaminen on taloyhtiön hallitukselle tärkeä päätös. Huolellinen valmistelu auttaa varmistamaan, että vaihto sujuu hallitusti ja taloyhtiön arki jatkuu keskeytyksettä.
1. Arvioikaa nykyinen isännöintipalvelu
Hallituksen kannattaa ensin arvioida nykyisen isännöinnin toimivuutta. Pohdittavia kysymyksiä voivat olla esimerkiksi:
- onko isännöitsijä helposti tavoitettavissa
- saako hallitus riittävästi tukea päätöksentekoon
- onko taloyhtiön taloushallinto selkeää ja ajantasaista
- suunnitellaanko kiinteistön kunnossapitoa riittävän pitkäjänteisesti
Jos näihin kysymyksiin ei löydy tyydyttäviä vastauksia, voi olla aika harkita isännöinnin vaihtamista.
2. Keskustelkaa asiasta hallituksessa
Isännöitsijän vaihtaminen on yleensä hallituksen päätettävissä oleva asia. Hallituksen kannattaa keskustella asiasta avoimesti ja varmistaa, että kaikilla jäsenillä on riittävä tieto päätöksen tekemiseksi.
Tarvittaessa asiasta voidaan keskustella myös osakkaiden kanssa.
3. Pyytäkää tarjous uudelta isännöintitoimistolta
Kun hallitus on päättänyt selvittää vaihtoehtoja, voidaan pyytää tarjouksia isännöintipalveluista. Tarjouksia vertaillessa kannattaa kiinnittää huomiota esimerkiksi:
- palvelun sisältöön
- tavoitettavuuteen ja viestintään
- taloushallinnon järjestämiseen
- kiinteistön kunnossapidon suunnitteluun
- mahdolliseen tekniseen isännöintiin
- Paikallisuuteen
- Ovatko isännöintitoimiston yrittäjät mukana päivittäisessä toiminnassa
4. Tehkää päätös isännöitsijän vaihtamisesta
Hallituksen tehtävänä on tehdä päätös isännöitsijän valinnasta ja vaihtamisesta taloyhtiön edun mukaisesti. Päätöksestä laaditaan pöytäkirja, jonka perusteella vaihtoprosessi käynnistyy. Isännöinti Kangasniemi Oy huolehtii hallituksen puolesta kaikista tarvittavista pöytäkirjoista ja ilmoituksista pankille sekä muille tahoille, joita isännöitsijän vaihto koskee. Näin varmistamme, että vaihto sujuu taloyhtiölle mahdollisimman helposti ja ilman ylimääräistä työtä hallitukselle.
5. Huolehtikaa sujuvasta siirtymästä
Isännöinti Kangasniemi Oy auttaa käytännön järjestelyissä, kuten asiakirjojen siirtämisessä, sopimusasioissa sekä ilmoituksissa pankille ja muille yhteistyötahoille.
Kun vaihto hoidetaan suunnitelmallisesti, taloyhtiön hallinto ja arki jatkuvat normaalisti myös siirtymävaiheessa.
Tarvitseeko taloyhtiönne apua isännöitsijän vaihdossa?
Ota yhteyttä – autamme taloyhtiönne hallitusta koko prosessin ajan ja huolehdimme vaihdosta sujuvasti.